Microsoft Small Business Server 2003
Microsoft Small Business Server 2003
Une livraison 24 heures sur 24 et une forte hausse du chiffre d’affaires grâce à une solide infrastructure informatique
Ces dernières années, Print-It! a connu une forte croissance et a même plus que doublé son chiffre d’affaires au cours des deux dernières années. L’infrastructure informatique n’était plus entièrement fiable, compromettant aussi la prestation de services en ligne, un des atouts de Print-It!. La société a dès lors décidé de sous-traiter sa gestion informatique à Aurelium, qui lui a conseillé d’installer Microsoft Small Business Server 2003.
Depuis l’installation, la fiabilité de l’infrastructure informatique s’est fortement accrue. Les employés peuvent désormais se connecter au réseau informatique depuis leur domicile, ce qui permet un traitement plus rapide des commandes et une hausse du chiffre d’affaires. La gestion et l’accès aux répertoires de fichiers sont mieux organisés, notamment grâce aux nombreuses fonctions de protection et à la possibilité de créer des profils. La communication interne est aussi plus fluide et plus ciblée, car davantage de personnes de l’entreprise disposent désormais d’une adresse e-mail. Print-It! a son propre logiciel de messagerie Exchange, qui est intégré de série dans Microsoft Small Business Server 2003. Les collègues peuvent ainsi partager leur agenda et fixer des rendez-vous, même depuis l’extérieur de l’entreprise. Le système transfère automatiquement les courriels et changements d’agenda aux smart phones. A l’aide de SharePoint Services, Aurelium installera un extranet et un intranet et permettra une gestion des documents.
En novembre 2007, Print-It! a fait installer Microsoft Small Business Server 2003 par Aurelium. Depuis, la société peut mieux répondre aux commandes super urgentes, les collaborateurs peuvent accéder de partout à toutes les informations de l’entreprise et Print-It! dispose d’une infrastructure informatique stable.
Marnix Breekweg,
administrateur de Print-It!
“Grâce à Microsoft SBS 2003, les employés peuvent maintenant se connecter au réseau informatique depuis leur domicile et envoyer des courriels. Nous traitons plus vite les commandes, ce qui génère tout naturellement une hausse de notre chiffre d’affaires. Ce projet constitue un investissement mais il représente simultanément une sérieuse économie.”
compte parmi les rares imprimeries qui proposent à leurs clients le suivi en ligne de tout le processus de production, de la commande à la livraison des imprimés. Ce suivi se fait via DocuTraffic, une application que Print-It! a développée, il y a quelques années, avec l’aide d’une société néerlandaise. Plus besoin d’envoyer des fax et des courriels ou de passer des coups de fil. Une seule personne peut s’occuper des commandes et de la comptabilité, tâches qui nécessitaient autrefois trois à quatre personnes. Tout cela réclame naturellement une solide infrastructure informatique.
“Autrefois, nous disposions d’un coupe-feu pour écarter toutes les menaces indésirables, mais il n’y avait aucune procédure basée sur des mots de passe. Microsoft SBS 2003 a fortement accru la protection de notre infrastructure informatique.”
Une forte croissance
Maurits Breekweg, administrateur de Print-It!
“Notre société a connu une rapide et forte croissance” raconte Marnix Breekweg, administrateur de Print-It!. “Nous avons démarré en 1999 avec sept collaborateurs. Aujourd’hui, vingt personnes travaillent en trois équipes, 24 heures sur 24. Ces deux dernières années, notre chiffre d’affaires a plus que doublé. Les informaticiens de l’entreprise ont installé peu à peu une infrastructure informatique dans un groupe de travail. Tout fonctionnait mais nous devions de temps en temps nous en tirer avec des expédients. Il arrivait parfois que les serveurs tombent en panne, ce qui engendrait aussitôt l’arrêt de nos services en ligne. En outre, nous ne réalisions qu’une seule sauvegarde par semaine, ce qui est naturellement trop peu. Nous n’avons, fort heureusement, jamais perdu les données d’une semaine. Cela aurait été un véritable fiasco.”
Devant la nécessité d’apporter des changements à son infrastructure informatique et à la manière de l’utiliser, Print-It! a fait faire une analyse. Celle-ci a révélé que Print-It! ferait mieux de sous-traiter sa gestion informatique. “Même si notre informaticien s’acquittait fort bien de son travail, la sous-traitance de notre informatique nous a soudainement apporté plus de connaissances et d’expérience” déclare Maurits Breekweg, administrateur de Print-It!. “Nous avons rencontré plusieurs fournisseurs potentiels mais aucun ne nous a paru aussi professionnel qu’Aurelium. Le courant est passé dès notre première rencontre. Ils ont d’abord réalisé un projet de notre infrastructure, à l’aide duquel ils nous ont expliqué en langage clair quelle était la meilleure solution dans notre cas. Voilà précisément ce qui est agréable dans notre collaboration : avant d’entreprendre quoi que ce soit, ils nous expliquent l’objectif. Leur approche pragmatique nous plait beaucoup.”
Vu la forte croissance de Print-It!, Aurelium a conseillé Microsoft Small Business Server (SBS) 2003. Microsoft SBS 2003 propose en effet, dans un progiciel abordable, tous les logiciels de base nécessaires au travail efficace d’une PME. Puisque leur propre informaticien avait déjà suggéré précédemment l’utilisation de Microsoft SBS 2003, Print-It! a jugé l’idée excellente.
Un environnement sûr, fiable et stable
“Microsoft SBS 2003 est très stable. Depuis son installation, nous n’avons rencontré aucun problème” remarque Marnix Breekweg. “Il va de soi que la fiabilité d’utilisation représente aussi un grand avantage pour nos clients. Ils peuvent commander 24 heures sur 24 et nous pouvons livrer très vite, une souplesse qui constitue un de nos atouts. Les commandes réceptionnées le soir avant 19 heures, doivent parfois être livrées le lendemain dès 15 heures. Raison pour laquelle, voici deux ans, nous avons ajouté une équipe de nuit qui peut finaliser les travaux urgents durant la nuit. Grâce à Microsoft SBS 2003, les employés peuvent maintenant se connecter au réseau informatique depuis leur domicile et envoyer des courriels. Wendy Boets, notre plant manager qui suit les commandes, peut ainsi regarder le soir chez elle si des commandes urgentes sont rentrées. Le cas échéant, elle peut les rajouter au planning. Avant, elle arrivait stressée le matin, ignorant combien de travaux urgents étaient rentrés. Désormais, nous pouvons traiter plus vite les commandes, ce qui génère tout naturellement une hausse de notre chiffre d’affaires. Ce projet constitue un investissement mais il représente simultanément une sérieuse économie.”
La gestion et l’accès aux répertoires des fichiers sont nettement mieux organisés depuis qu’Aurelium a installé Microsoft SBS 2003. Autrefois, tout le monde pouvait accéder, via le réseau, à toutes les données stockées sur le serveur. Ceci n’est plus le cas aujourd’hui, en raison des nombreuses fonctions de protection et de la possibilité de créer des profils. Print-It! définit au préalable quel utilisateur peut accéder à quelles informations. Il n’y a en effet aucune raison que tout le monde puisse accéder ainsi à tous les contrats, pour ne donner qu’un exemple. Les clients se connectent maintenant sur DocuTraffic à l’aide de leur mot de passe, ce qui garantit un travail plus efficace.
Et Maurits Breekweg de poursuivre : “Autrefois, nous disposions d’un coupe-feu pour écarter toutes les menaces indésirables, mais il n’y avait aucune procédure basée sur des mots de passe. Microsoft SBS 2003 a fortement accru la protection de notre infrastructure informatique. Aurelium a également installé un système de sauvegarde quotidienne sur bande, que nous allons bientôt affiner. Puisqu’il n’est pas nécessaire de réaliser une sauvegarde quotidienne de l’intégralité de la base de données, nous devons encore définir les données fixes. Nous ferons chaque jour une sauvegarde des informations variables et toutes les deux semaines des données fixes. Les informations qui n’ont plus été utilisées depuis trois ans se trouvent dans un répertoire d’archives distinct. Nous sommes assez uniques en Belgique avec DocuTraffic. Maintenant que nous avons aussi Microsoft SBS 2003, nous disposons d’une solide base pour poursuivre notre croissance. Nous avons donc renforcé notre position concurrentielle.”
Commandes ultra rapides
Outre DocuTraffic et quelques autres applications, Microsoft SBS 2003 propose également une application de commande en ligne. “Si un concessionnaire portugais de Komatsu souhaite commander plusieurs manuels ou brochures, il va sur le site web de Komatsu pour passer sa commande. Ces demandes arrivent directement chez nous de manière transparente et nous pouvons immédiatement imprimer les manuels à partir d’un tirage unique. Le matériel de marketing peut être commandé à partir de 25 pièces. Le logo du concessionnaire en question, stocké dans notre base de données, est imprimé sur les brochures. Nous imprimons les manuels la nuit et fournissons le lendemain déjà les imprimés personnalisés au concessionnaire portugais. Celui-ci croit avoir commandé directement chez Komatsu qui, pourtant, ne se soucie de rien. Nous nous considérons en fait plus comme une société de logistique que comme un imprimeur” précise Marnix Breekweg.
“En intégrant pleinement l’informatique dans notre processus, nous souhaitons contribuer à un meilleur environnement” poursuit-il. “Grâce à DocuTraffic, nous évitons les commandes sur papier. Mais, nous faisons davantage encore pour l’environnement : nous n’utilisons dans notre processus ni encres, ni solvants, ni matières qui chargent inutilement l’environnement et nous recyclons tous nos déchets. Notre papier provient de plantations spécifiquement aménagées. Il est fabriqué avec une fibre d’eucalyptus provenant du Portugal.”
Des valves virtuelles
La communication interne est également plus fluide et plus ciblée, puisque davantage de personnes dans l’entreprise disposent désormais d’une adresse de messagerie électronique. Print-It! a maintenant son propre logiciel de messagerie électronique Exchange. De ce fait, les collègues peuvent aussi - à l’extérieur de l’entreprise - partager leurs agendas et fixer des rendez-vous. “Maintenant que Microsoft SBS 2003 tourne à 100%, nous regardons comment en retirer le maximum pour Print-It!” déclare Nico Sleypen, sales developer chez Aurelium. “SharePoint Services se trouve de série dans Microsoft SBS 2003. Avec lui, nous allons installer un extranet pour Print-It!. Celui-ci leur permettra de suivre en ligne l’évolution de la résolution d’éventuels problèmes par notre helpdesk. Cela évite de recevoir de cinq personnes d’une entreprise un message portant sur le même problème. Ce site SharePoint servira aussi d’intranet que Print-It! pourra utiliser pour annoncer des événements ou pour diffuser des documents en interne. Bref, ce sont des valves virtuelles. Nous permettrons aussi via SharePoint Services la gestion de documents en indexant le contenu des documents. De la sorte, nous simplifions non seulement la gestion des documents mais aussi le partage et la récupération de ces documents.”
“Notre collaboration avec Aurelium s’est révélée être une très bonne décision” complète Maurits Breekweg. “L’installation s’est parfaitement bien déroulée et nous avons signé un contrat supplémentaire pour poursuivre l’accompagnement afin de nous défaire d’une grande part de stress. Le système tourne sans interruption et, en cas de problème, Aurelium nous apporte en général une solution dans les dix minutes. Elle installe immédiatement les mises à jour et est très ouverte à notre égard, au même titre que nous le sommes vis-à-vis de nos clients. Dès qu’il y a un problème, nous en sommes informés. J’ai récemment reçu un coup de fil d’Aurelium me signalant que la sauvegarde ne s’était pas déroulée correctement cette nuit-là.”